04/06/2018
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El pasado 25 de mayo se empezó a aplicar el Reglamento General de Protección de Datos, aprobado en el año 2016. Una nueva normativa que viene a sustituir a la que hasta entonces estaba en vigor y que sirve para que los ciudadanos puedan saber quién, cómo y para qué están utilizando su información privada.
La nueva legislación obliga a todas aquellas empresas e instituciones a adaptar todos sus procesos y actividades a las exigencias del texto europeo. Como seguro sabrás, el reglamento también afecta a los profesionales inmobiliarios, ya que el trabajo implica la utilización de los datos personales de los clientes con los que se trata diariamente. En Fichero de Inquilinos Morosos somos conocedores del desconocimiento que existe aún sobre la Protección de datos. Para ayudaros en vuestro trabajo diario, os proporcionamos cinco consejos fundamentales, muy atentos.
Autorización de los clientes
Hasta ahora, cuando un cliente solicitaba información sobre alguno de los servicios ofrecidos por una agencia inmobiliaria, con su petición era suficiente. Con la aplicación del RGPD se exige que el ciudadano autorice expresamente a que sus datos personales pueden ser tratados. Para cumplir con la nueva norma, y así evitar problemas, lo mejor es que redactes un documento ajustado a lo expuesto en el reglamento, donde indiques el objetivo de la solicitud de los datos personales.
Infórmate de cuánto tiempo puedes conservar los datos
Otra de las novedades que incluye en nuevo reglamento de Protección de Datos es la temporalidad de los datos personales. Relacionando este punto con el anterior, dependiendo de la finalidad para la que se hayan aportado los datos, estos tendrán una duración u otra. Por ejemplo, en el caso de que los servicios hacia el ciudadano hayan finalizado, estos datos deberán ser destruidos en el plazo en el que marca la norma. Por el contrario, si existe autorización expresa para envíos de información sobre los servicios, se pueden conservar siempre que se continúe realizando estos envíos.
A las especificaciones anteriores, también hay que tener en cuenta los plazos establecidos en el resto de legislaciones, por ejemplo, en caso de necesitar la información personal para realizar una factura, estos deberán ser conservados según lo indicado en la normativa que compete a este aspecto.
Sé cauto con la utilización de los datos
Aún, en la actualidad, hay profesionales que con el objetivo de cerrar cuanto antes una operación inmobiliaria, recopilan información sobre el candidato a inquilino mediante un procedimientos situados al margen de la ley. Estas prácticas, aparte de incumplir la RGPD, te influirán en tu prestigio como profesional inmobiliario y, posiblemente, tengas consecuencias legales. Por ello, siempre, antes de solicitar información sobre un cliente, es necesario contar con su autorización.
¿Se puede enviar información comercial?
En muchas ocasiones, la información personal aportada por los ciudadanos es utilizada para realizar envíos con información de un producto a servicio de una empresa. El texto del nuevo reglamento ampara a aquellos que no han dado consentimiento de recibir publicidad sin haberla solicitado. Por ello, si se quiere hacer llegar este tipo de comunicaciones, cuando se soliciten los datos, en el documento de aceptación hay que especificar un punto en el que se informe que una de las finalidades de esta solicitud es para informar sobre las novedades de la compañía.
Y si no se cumple, ¿pasa algo?
Algunos profesionales inmobiliarios, a día de hoy, continúan pensando sobre la necesidad de adaptarse al nuevo Reglamento General de Protección de Datos. La no adaptación a la nueva normativa puede acarrear una pérdida de prestigio en tu trabajo diario, además de importantes sanciones económicas que pueden llegar a los 20 millones de euros o al 4% de la facturación del negocio.